El arte de ser secretaria

Hoy celebramos con gran júbilo el Día de las Secretarias. Gracias a ellas, los jefes pueden descargarse de parte de su trabajo y asignarles tareas tan importantes como manejar su agenda personal.

Ser secretaria es una ocupación tradicionalmente femenina aunque que ha cambiado con el tiempo, lo que se debe, en buena medida, a las tareas que implica su ejercicio.

Ellas son las encargadas de ordenar en la oficina el trabajo del día a día, de pautar reuniones, atender el teléfono y asistir a sus superiores.

Actualmente el rol de la secretaria es muy amplio y exige de mucha preparación y estudios. Ellas deben abarcar el campo de la computación, la administración y, en muchos casos, el manejo de varios idiomas.

Una persona a quién podría rendírsele honor por sus años dedicados a la labor secretarial, Victoria Efres de Zeller, fue una propuesta.

Esta señora, que obtuvo su primer empleo en el Instituto Nacional del Algodón en el 1973, como asistente del director, hoy ocupa la misma posición, pero en la Dirección General de Aduanas. Trabaja allí desde 1981. Interrumpió su labor sólo en el período 2004-2008 por su fidelidad a Miguel Cocco, quien fue su jefe.

Ella asegura que la profesión que ejerce implica entrega y seguimiento constante con su superior y que el éxito de una asistente se mide cuando ésta tiene la capacidad de discernir lo que es importante y da seguimiento a las indicaciones.

Preparar la agenda del día para el director, sus actividades y atender todo lo del departamento son las tareas esenciales de Efres. “A veces hay que tomar decisiones cuando el jefe no está. No se pueden dejar las cosas en el aire.”, agregó tras considerar que las secretarias deben conocer la trayectoria de sus jefes y qué harían ellos en determinados casos.

Otro modelo a seguir en esta profesión es Salima Vidal de Rizek, quien tras graduarse en 1967 de Secretariado Ejecutivo Bilingüe en el Colegio Luis Muñoz Rivera, en septiembre de ese mismo año empezó a laborar en la telefónica Codetel, donde permaneció por 17 años.

Haber trabajado en la Embajada de México, en el periódico El Siglo y ahora en la Superintendencia de Electricidad son espacios donde ha crecido como persona y a nivel profesional.

Todavía se mantiene en constante preparación, pues asegura que todo profesional, y las secretarias aún más, deben conocer el contexto nacional e internacional y manejar la ortografía y la redacción a la perfección.

La labor de secretaria permite una compenetración tal con los superiores y demás empleados que Salima, con más de 15 años de haberse separado de sus compañeros de Codetel, aún mantiene muy buenas relaciones con muchos.

En la Secretaría General de la Suprema Corte de Justicia existe un ejemplo fiel de lo que es ser secretaria. Se trata de Grimilda Acosta de Subero, quien ingresó aquí en 1967.

Actualmente maneja todos los expedientes y documentos relacionados con el más alto tribunal y su presidente, y constituye el departamento por donde, en algún momento, pasan todos los casos que se manejan a nivel nacional. “Ser secretaria es tener vocación de servicio, ser sicóloga, tener una excelentes relaciones humanas y, sobre todo, tener mucha paciencia. La secretaria es la mano derecha del jefe, y sin ella no podría funcionar correctamente. La secretaria es quien siempre da la cara”, dice Grimilda.

Evolución de la profesión. Actualmente ser secretaria no se limita a contestar el teléfono y agendar reuniones para los jefes. Estas profesionales deben, además de tener capacidad de servicio, solucionar los problemas que enfrentan sus superiores constantemente. Las entrevistadas coinciden en que hay que saber discernir y no presentar a los jefes los problemas, sino la solución.

Dicen que la profesión ha evolucionado tanto, que hoy muchas secretarias son las responsables de la planificación y el manejo administrativo de las empresas. Desde 1971 las secretarias dominicanas empezaron a reunirse para conformar lo que es hoy la Asociación Nacional de Secretarias.

Una buena secretaria...

• Debe tener excelente ortografía y redacción.
• Ser honrada, responsable y organizada.
• Tratar con afabilidad a las personas sin importar quien sea.
• Siempre poner en alto la empresa en la que labora.
• Debe crear un ambiente de cordialidad en la oficina
• Debe ser discreta y utilizar el tacto con el jefe, con los compañeros de trabajo y con el público.
• Algo muy importante es actuar con lealtad.